Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc để giảm trừ gia cảnh năm 2026

Kết luận nhanh

Để được tính giảm trừ gia cảnh đối với người phụ thuộc, người nộp thuế phải đồng thời:

  • Xác định đúng người phụ thuộc;
  • Đáp ứng điều kiện về thu nhập, khả năng lao động và nghĩa vụ nuôi dưỡng;
  • Đăng ký người phụ thuộc theo quy định;
  • Có hồ sơ chứng minh phù hợp với từng nhóm người phụ thuộc.

Loại giấy tờ cần chuẩn bị phụ thuộc vào mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc, như con, vợ hoặc chồng, cha mẹ, cá nhân khác không nơi nương tựa hoặc người phụ thuộc của cá nhân cư trú là người nước ngoài.

Quy trình chuẩn bị hồ sơ

Xác định người phụ thuộc

↓

Kiểm tra điều kiện

↓

Chuẩn bị hồ sơ chứng minh

↓

Đăng ký người phụ thuộc

↓

Cơ quan thuế khai thác dữ liệu

↓

Lưu giữ hồ sơ

↓

Kê khai quyết toán

↓

Cung cấp hồ sơ khi được yêu cầu

Căn cứ pháp lý

  • Điều 10 Luật số 109/2025/QH15;
  • Điều 47 Nghị định số 253/2026/NĐ-CP;
  • Điều 48 Nghị định số 253/2026/NĐ-CP;
  • Điều 3 Thông tư số 87/2026/TT-BTC;
  • Điều 4 Thông tư số 87/2026/TT-BTC.

🗓️ Hiệu lực và thời gian áp dụng

Nghị định số 253/2026/NĐ-CP có hiệu lực thi hành từ ngày 01/07/2026.

Các quy định liên quan đến thu nhập từ tiền lương, tiền công của cá nhân cư trú được áp dụng từ kỳ tính thuế năm 2026.

1. Điều kiện chung trước khi kiểm tra hồ sơ

Hồ sơ chứng minh không thay thế các điều kiện để được xác định là người phụ thuộc.

Tùy từng trường hợp, người phụ thuộc còn phải đáp ứng điều kiện về:

  • Quan hệ với người nộp thuế;
  • Độ tuổi;
  • Tình trạng học tập;
  • Khả năng lao động;
  • Thu nhập;
  • Tình trạng không nơi nương tựa;
  • Nghĩa vụ trực tiếp nuôi dưỡng;
  • Việc đăng ký và không tính trùng người phụ thuộc.

Đối với người phụ thuộc thuộc trường hợp phải kiểm tra thu nhập, mức thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn không được vượt quá 3 triệu đồng/tháng.

Đối với người không có khả năng lao động là người có tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên.

Người nộp thuế có trách nhiệm kê khai đúng, trung thực thu nhập của người phụ thuộc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về thông tin đã kê khai.

👉 Xem chi tiết: Giảm trừ gia cảnh 2026: mức giảm trừ và điều kiện áp dụng

2. Hồ sơ đối với con

2.1. Hồ sơ đối với con đẻ

Hồ sơ gồm:

  • Bản chụp Giấy khai sinh của con; hoặc
  • Bản chụp Quyết định việc nhận cha, mẹ, con; hoặc
  • Văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác nhận mối quan hệ cha, mẹ với con;
  • Bản chụp thẻ Căn cước của con, nếu con đã được cấp Căn cước.

2.2. Hồ sơ đối với con nuôi

Hồ sơ gồm:

  • Bản chụp Giấy khai sinh của con;
  • Bản chụp thẻ Căn cước của con, nếu đã được cấp;
  • Bản chụp Quyết định công nhận hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.

2.3. Hồ sơ đối với con riêng của vợ hoặc chồng

Hồ sơ gồm:

  • Bản chụp Giấy khai sinh của con;
  • Bản chụp thẻ Căn cước của con, nếu đã được cấp;
  • Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế; hoặc
  • Giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh mối quan hệ giữa người nộp thuế với con riêng của vợ hoặc con riêng của chồng.

2.4. Hồ sơ đối với con từ đủ 18 tuổi trở lên không có khả năng lao động

Ngoài hồ sơ chứng minh quan hệ là con tương ứng với trường hợp con đẻ, con nuôi hoặc con riêng, cần có thêm một trong các giấy tờ:

  • Bản chụp Giấy xác nhận mất năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật; hoặc
  • Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo pháp luật về người khuyết tật.

Trường hợp cần xác định người không có khả năng lao động theo tỷ lệ suy giảm khả năng lao động, thực hiện theo Mục 6 của bài này.

2.5. Hồ sơ đối với con đang học

Áp dụng đối với con đang học:

  • Đại học;
  • Cao đẳng;
  • Trung học chuyên nghiệp;
  • Học nghề;
  • Trung học phổ thông sau khi đủ 18 tuổi;
  • Kể cả thời gian chờ kết quả thi từ tháng 6 đến tháng 9 của năm lớp 12.

Ngoài hồ sơ chứng minh quan hệ là con, cần có thêm một trong các giấy tờ:

  • Bản chụp thẻ sinh viên;
  • Bản khai có xác nhận của nhà trường;
  • Giấy tờ khác chứng minh đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.

Lưu ý: Con đang học còn phải đáp ứng điều kiện về thu nhập bình quân tháng trong năm theo quy định.

3. Hồ sơ đối với vợ hoặc chồng

Hồ sơ gồm:

  • Bản chụp thẻ Căn cước;
  • Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn; hoặc
  • Giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh quan hệ vợ chồng.

Nếu vợ hoặc chồng thuộc trường hợp phải kiểm tra khả năng lao động hoặc thu nhập thì cần có thêm giấy tờ tương ứng.

4. Hồ sơ đối với cha, mẹ

4.1. Hồ sơ đối với cha đẻ, mẹ đẻ

Hồ sơ gồm:

  • Bản chụp thẻ Căn cước của cha hoặc mẹ;
  • Bản chụp Giấy khai sinh của người nộp thuế; hoặc
  • Bản chụp Quyết định việc nhận cha, mẹ, con; hoặc
  • Văn bản của cơ quan có thẩm quyền xác định mối quan hệ cha, mẹ với con.

4.2. Hồ sơ đối với cha nuôi, mẹ nuôi

Hồ sơ gồm:

  • Bản chụp thẻ Căn cước của cha hoặc mẹ;
  • Bản chụp Quyết định công nhận hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp.

4.3. Hồ sơ đối với cha vợ, mẹ vợ hoặc cha chồng, mẹ chồng

Hồ sơ gồm:

  • Bản chụp thẻ Căn cước của cha hoặc mẹ;
  • Bản chụp Giấy khai sinh của vợ hoặc chồng của người nộp thuế;
  • Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế; hoặc
  • Giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh quan hệ vợ chồng.

4.4. Hồ sơ đối với cha dượng, mẹ kế

Hồ sơ gồm:

  • Bản chụp thẻ Căn cước;
  • Bản chụp Giấy khai sinh của người nộp thuế;
  • Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn; hoặc
  • Giấy tờ khác do cơ quan có thẩm quyền cấp chứng minh quan hệ vợ chồng giữa cha dượng với mẹ đẻ của người nộp thuế hoặc giữa mẹ kế với cha đẻ của người nộp thuế.

Nếu cha hoặc mẹ thuộc trường hợp phải kiểm tra khả năng lao động hoặc thu nhập thì cần có thêm giấy tờ tương ứng.

5. Hồ sơ đối với cá nhân khác không nơi nương tựa

Hồ sơ gồm:

  • Bản chụp thẻ Căn cước;
  • Bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng theo mẫu của pháp luật về quản lý thuế;
  • Giấy tờ chứng minh mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc;
  • Giấy tờ chứng minh người nộp thuế có nghĩa vụ nuôi dưỡng người phụ thuộc theo quy định của pháp luật, nếu có.

Ngoài hồ sơ, đối tượng này còn phải đáp ứng điều kiện về:

  • Không nơi nương tựa;
  • Sống cùng người nộp thuế;
  • Được người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng;
  • Khả năng lao động;
  • Thu nhập.

6. Hồ sơ bổ sung đối với người không có khả năng lao động

Ngoài hồ sơ chứng minh quan hệ tương ứng với từng nhóm người phụ thuộc, cần có giấy tờ hợp pháp chứng minh người phụ thuộc thuộc trường hợp không có khả năng lao động theo quy định; trường hợp xác định theo tỷ lệ suy giảm khả năng lao động thì tỷ lệ phải từ 81% trở lên.

Lưu ý: Giấy tờ chứng minh khả năng lao động là hồ sơ bổ sung, không thay thế hồ sơ chứng minh quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc.

7. Hồ sơ đối với người phụ thuộc của cá nhân cư trú là người nước ngoài

Trường hợp cá nhân cư trú là người nước ngoài không có hồ sơ theo đúng từng loại giấy tờ áp dụng tại Việt Nam, cá nhân phải có tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Tài liệu phải chứng minh được:

  • Người đó đáp ứng điều kiện là người phụ thuộc;
  • Mối quan hệ giữa người nộp thuế và người phụ thuộc;
  • Nghĩa vụ nuôi dưỡng;
  • Khả năng lao động và thu nhập nếu thuộc trường hợp phải kiểm tra.

8. Đăng ký, thay đổi người phụ thuộc

Người nộp thuế thực hiện đăng ký hoặc thay đổi người phụ thuộc theo pháp luật về quản lý thuế.

Người nộp thuế tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về:

  • Tính chính xác của việc đăng ký;
  • Việc thay đổi thông tin người phụ thuộc;
  • Tư cách người phụ thuộc;
  • Thu nhập của người phụ thuộc;
  • Hồ sơ chứng minh;
  • Việc không tính trùng người phụ thuộc.

Trường hợp kê khai không đúng có thể bị xử lý theo pháp luật về quản lý thuế và pháp luật có liên quan.

9. Trách nhiệm của tổ chức, cá nhân trả thu nhập

Tổ chức, cá nhân trả thu nhập có trách nhiệm:

  • Tiếp nhận thông tin đăng ký người phụ thuộc do người lao động cung cấp;
  • Áp dụng giảm trừ gia cảnh khi tính thuế theo quy định;
  • Lưu giữ hồ sơ chứng minh người phụ thuộc;
  • Cung cấp hồ sơ khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;
  • Lập hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với trường hợp được ủy quyền quyết toán theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.
  • Kê khai thông tin người phụ thuộc trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN đối với trường hợp được người lao động ủy quyền quyết toán.

10. Việc khai thác dữ liệu của cơ quan thuế

Cơ quan thuế ưu tiên khai thác dữ liệu từ các hệ thống thông tin và cơ sở dữ liệu của Nhà nước theo quy định.

Chỉ khi không khai thác được đầy đủ dữ liệu cần thiết thì người nộp thuế mới phải cung cấp hồ sơ chứng minh.

11. Bảng tổng hợp hồ sơ theo từng nhóm người phụ thuộc

Nhóm người phụ thuộc Hồ sơ chính Hồ sơ bổ sung khi áp dụng
Con đẻ Giấy khai sinh hoặc giấy tờ xác nhận quan hệ; Căn cước nếu đã được cấp Hồ sơ học tập hoặc khả năng lao động
Con nuôi Giấy khai sinh; Căn cước nếu có; quyết định hoặc giấy chứng nhận nuôi con nuôi Hồ sơ học tập hoặc khả năng lao động
Con riêng Giấy khai sinh; Căn cước nếu có; giấy tờ chứng minh quan hệ hôn nhân Hồ sơ học tập hoặc khả năng lao động
Vợ hoặc chồng Căn cước; giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ tương đương Hồ sơ khả năng lao động và thu nhập
Cha, mẹ Căn cước; giấy tờ chứng minh quan hệ Hồ sơ khả năng lao động và thu nhập
Cá nhân khác không nơi nương tựa Căn cước; bảng kê trực tiếp nuôi dưỡng; giấy tờ chứng minh quan hệ và nghĩa vụ nuôi dưỡng Hồ sơ khả năng lao động và thu nhập
Người nước ngoài Tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp Tài liệu chứng minh điều kiện và quan hệ

12. Quy trình kiểm tra hồ sơ

Bước 1. Xác định nhóm người phụ thuộc

Xác định người phụ thuộc là con, vợ hoặc chồng, cha mẹ, cá nhân khác không nơi nương tựa hay người phụ thuộc của cá nhân nước ngoài.

Bước 2. Kiểm tra điều kiện

Đối chiếu điều kiện về độ tuổi, học tập, khả năng lao động, thu nhập, nơi ở và nghĩa vụ nuôi dưỡng.

Bước 3. Kiểm tra hồ sơ chứng minh quan hệ

Đối chiếu giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn, quyết định nuôi con nuôi, Căn cước hoặc giấy tờ tương ứng.

Bước 4. Kiểm tra hồ sơ bổ sung

Xác định có cần giấy xác nhận học tập, giấy xác nhận khuyết tật, tài liệu về tỷ lệ suy giảm khả năng lao động hoặc bảng kê trực tiếp nuôi dưỡng hay không.

Bước 5. Kiểm tra đăng ký

Xác định người phụ thuộc đã được đăng ký hoặc thay đổi thông tin theo pháp luật về quản lý thuế hay chưa.

Bước 6. Kiểm tra khả năng khai thác dữ liệu

Xác định cơ quan thuế có thể khai thác dữ liệu từ hệ thống nhà nước hay người nộp thuế phải cung cấp hồ sơ.

Bước 7. Lưu giữ và cung cấp hồ sơ

Người nộp thuế và tổ chức trả thu nhập lưu giữ, cung cấp hồ sơ theo trách nhiệm tương ứng.

13. Thời điểm tính giảm trừ và kê khai người phụ thuộc khi quyết toán thuế

13.1. Thời điểm bắt đầu tính giảm trừ gia cảnh

Việc xác định thời điểm bắt đầu được tính giảm trừ người phụ thuộc được thực hiện theo Điều 48 Nghị định số 253/2026/NĐ-CP và các quy định hướng dẫn có liên quan.

Khi quyết toán thuế, người nộp thuế phải xác định khoảng thời gian được tính giảm trừ dựa trên hồ sơ chứng minh đối với từng người phụ thuộc.

Thông tin này được kê khai trên phụ lục người phụ thuộc kèm theo hồ sơ quyết toán thuế TNCN theo biểu mẫu hiện hành.

13.2. Kê khai người phụ thuộc khi quyết toán thuế

Đối với trường hợp thực hiện quyết toán thuế TNCN, người nộp thuế hoặc tổ chức trả thu nhập (nếu được ủy quyền quyết toán) phải kê khai thông tin người phụ thuộc theo biểu mẫu quyết toán thuế hiện hành.

Thông tin kê khai thường bao gồm:

  • Họ và tên người phụ thuộc;
  • Ngày sinh;
  • Mã số thuế hoặc thông tin định danh;
  • Quan hệ với người nộp thuế;
  • Thời gian được tính giảm trừ trong năm tính thuế (từ tháng... đến tháng...).

Việc kê khai thời gian tính giảm trừ giúp xác định chính xác số tháng được hưởng giảm trừ gia cảnh đối với từng người phụ thuộc.

Người nộp thuế cần đối chiếu thông tin người phụ thuộc đã đăng ký với hồ sơ thực tế để xác định đúng thời gian được tính giảm trừ trong năm tính thuế trước khi lập hồ sơ quyết toán.

Câu hỏi thường gặp

Có phải nộp hồ sơ chứng minh ngay khi đăng ký người phụ thuộc không?

Việc đăng ký người phụ thuộc thực hiện theo pháp luật về quản lý thuế. Người nộp thuế phải có hồ sơ hợp pháp và cung cấp khi cơ quan thuế không khai thác được dữ liệu hoặc khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Hồ sơ chứng minh có phải nộp lại hằng năm không?

Việc đăng ký, thay đổi người phụ thuộc được thực hiện theo pháp luật về quản lý thuế. Khi thông tin người phụ thuộc thay đổi, người nộp thuế phải thực hiện điều chỉnh theo quy định.

Cơ quan thuế đã có dữ liệu thì người nộp thuế có phải cung cấp bản giấy không?

Cơ quan thuế ưu tiên khai thác dữ liệu từ các hệ thống và cơ sở dữ liệu của Nhà nước. Nếu không khai thác được thông tin cần thiết, người nộp thuế phải cung cấp hồ sơ liên quan.

Hồ sơ của người nước ngoài có bắt buộc là giấy tờ Việt Nam không?

Không. Cá nhân cư trú là người nước ngoài có thể sử dụng tài liệu pháp lý do cơ quan có thẩm quyền cấp nếu tài liệu chứng minh được điều kiện của người phụ thuộc và mối quan hệ với người nộp thuế.

Hồ sơ chứng minh quan hệ có thay thế điều kiện thu nhập không?

Không. Người phụ thuộc vẫn phải đáp ứng điều kiện về thu nhập, khả năng lao động và các điều kiện khác nếu thuộc trường hợp phải kiểm tra.

Nếu thiếu hồ sơ thì có được giảm trừ gia cảnh không?

Người nộp thuế phải đáp ứng đầy đủ điều kiện và có hồ sơ chứng minh hợp pháp. Trường hợp cơ quan thuế không khai thác được dữ liệu cần thiết, người nộp thuế phải cung cấp giấy tờ liên quan.

Kết luận

Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc cần được xác định theo đúng từng quan hệ và trường hợp thực tế.

Người nộp thuế cần:

  • Kiểm tra đúng nhóm người phụ thuộc;
  • Đáp ứng điều kiện về thu nhập và khả năng lao động;
  • Chuẩn bị đúng hồ sơ chứng minh quan hệ;
  • Bổ sung giấy tờ học tập hoặc khả năng lao động khi cần;
  • Đăng ký và thay đổi thông tin đúng quy định;
  • Lưu giữ hồ sơ;
  • Cung cấp hồ sơ khi dữ liệu không thể khai thác hoặc khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

Nội dung nên đọc tiếp

AI-Legal-Tools hỗ trợ gì?

Người dùng cung cấp:

  • Quan hệ với người phụ thuộc;
  • Quốc tịch;
  • Tuổi;
  • Tình trạng học tập;
  • Khả năng lao động;
  • Thu nhập;
  • Nghĩa vụ nuôi dưỡng;
  • Hồ sơ hiện có.

AI-Legal-Tools sẽ hỗ trợ:

✓ Kiểm tra người phụ thuộc đủ điều kiện hay không

✓ Kiểm tra hồ sơ còn thiếu

✓ Xác định thời điểm được tính giảm trừ

✓ Kiểm tra thời gian tính giảm trừ khi quyết toán

✓ Phát hiện hồ sơ chưa phù hợp

✓ Gợi ý căn cứ pháp lý